En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales) y sus decretos reglamentarios, OTOABOGADOS S.A.S. y OTONIEL GONZÁLEZ OROZCO S.A.S. (en adelante, "la Firma"), como Responsables del Tratamiento de la información, establecen los lineamientos institucionales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales capturados a través de su portal web https://otoabogados.com/ y sus canales de gestión digital, de la siguiente manera:
1. Finalidad del Tratamiento de Datos
Los datos personales recolectados mediante formularios de contacto, solicitudes de consulta legal o canales automatizados serán tratados con las siguientes finalidades estrictamente corporativas y de gestión judicial:
Gestión Comercial y Contractual: Atender, evaluar y responder a las solicitudes de asesoría jurídica en materias de derecho civil, comercial, contratos y protección al consumidor.
Operaciones Legales (LegalOps): Indexar y procesar la información de contacto en las bases de datos internas de la firma y los sistemas relacionales de gestión judicial (como Dataverse for Teams) para la asignación de abogados responsables.
Comunicación Directa: Remitir alertas sobre estados procesales, agendamiento de consultas, actualizaciones jurisprudenciales o modificaciones en los servicios legales del despacho.
Cumplimiento Normativo: Conservar registros históricos para auditorías legales, prevención de conflictos de interés y cumplimiento de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas en Colombia.
2. Derechos de los Titulares de la Información
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los clientes, prospectos y usuarios en calidad de titulares de los datos personales cuentan con los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Firma en caso de que estos sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados expresamente por la ley.
Ser informado, previa solicitud, respecto al uso que la Firma le ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente de protección de datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
3. Seguridad de la Información y Cadena de Custodia Digital
La Firma se compromete a adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
La administración de los datos se soporta sobre una infraestructura híbrida segura que incluye protocolos de cifrado de transferencia web (HTTPS/SSL) provistos por el hosting, almacenamiento controlado bajo directivas de retención e inmutabilidad en la nube corporativa de Microsoft 365, y copias de seguridad locales automatizadas en servidores de archivos con acceso restringido bajo el principio de necesidad operativa. El acceso a los datos personales está estrictamente limitado al equipo de colaboradores autorizados de la firma.
4. Canales para el Ejercicio de los Derechos (Habeas Data)
Para realizar consultas, actualizaciones, rectificaciones o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos de gestión, el titular o sus causahabientes pueden dirigir una comunicación formal a través de los siguientes canales institucionales de atención:
Correo Electrónico Corporativo: gerencia@otoabogados.com
Domicilio de Atención: Bogotá D.C., Colombia
5. Vigencia y Modificaciones
La presente política rige a partir de su publicación en el entorno web. OTOABOGADOS se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento para adaptarla a reformas legislativas o jurisprudenciales. Cualquier cambio sustancial será notificado oportunamente a través de este portal web antes de su entrada en vigencia.
